Centro de Convenções num Hotel Fazenda

Centro de Convenções num Hotel Fazenda

"Centro de convenções é o local onde se organizam eventos, palestras, feiras, shows, ou congressos... Não é incomum grandes hotéis incluírem em sua área um centro de convenções."

Centro de Convenções
Wikipédia
Atualização em 17/04/2009

“Uma convenção (do latim conventione) é um conjunto de acordos, padrões estipulados ou geralmente aceitos normas, normas sociais ou critérios, que nos países anglo-americanos freqüentemente assume a forma de um costume ... Num contexto social, uma convenção pode reter o caráter de uma lei "não escrita” ..."

Convenções
Wikipédia
Atualização em 20/02/2010

“Um Hotel-fazenda é um estabelecimento comercial de hospedagem localizado sempre na zona rural e destinado ao lazer, recreação, eventos, etc.”

Hotel Fazenda
Wikipédia
Atualização em 18/09/2009

Considerado o maior centro de convenções do mundo, o McCormick Place recebe três milhões de visitantes ao ano, possui 240 mil metros quadrados de pavilhões além de grandes salões, teatros e mais de 170 salas de reunião. 

Qual é a infra-estrutura exigida para um local ser um Centro de Convenções?

Não existe uma normatização sobre este produto. Assim uma possível análise pode ser feita relacionando as necessidades das empresas e as soluções disponíveis no mercado.

Quais são as necessidades das empresas quanto ao espaço e o local para convenções?

Ao interpretarmos que uma convenção envolve o encontro de um grupo de pessoas para discutir assuntos que envolvem “leis não escritas” sobre um tema para balizar ações e que um Centro de Convenções é um local com espaço para que este grupo possa realizar este encontro, então ampliamos muito o “leque” de opções disponíveis como prováveis soluções para esta necessidade.

Agora, para que as discussões de um grupo possam fluir em seu foco, alguns recursos do ambiente são fundamentais para a desenvoltura dos participantes e o êxito máximo de uma convenção:

• Segurança;
• Energia do meio;
• Serviços básicos;
• Serviços de suporte;
• Serviços complementares;
• Ruído;
• Conforto;
• Extras conectados a lazer e turismo;
• Diferenciais de êxito de qualquer evento;

Segurança do Centro de Convenções:

Dois pontos de análise para a segurança: a do participante e a dos pertences do participante. Por exemplo: se o local não possui estacionamento próprio e isto exigir que ele tenha que se deslocar do centro de convenções até o seu veículo e se estiver em centro urbano e o final do evento for a noite... a cabeça do participante será atormentada com a preocupação de “como vou fazer para ir embora?” e pode prejudicar seu desempenho na convenção. Ou se envolver atividades extras salas ou outdoor e ele não tiver um local apropriado para deixar seus pertences como roupas, materiais, laptops, carteira, etc. A mente dele vai estar aonde?

Dê preferência a centros de convenções que dêem segurança aos participantes e aos pertences dos participantes.

Energia do Centro de Convenções:

Muito se tem discutido sobre os elementos que contribuem para o despertar da criatividade e os “relâmpagos” de inteligência de participantes de qualquer atividade. Um dos pontos de consenso é que o ambiente influencia a eficiência dos participantes durante a execução de suas tarefas. Mais do que os elementos básicos de temperatura, necessidades fisiológicas, disponibilidade de água, etc. que podem incomodar os participantes sabe-se que muito mais pode-se extrair das potencialidades das pessoas quando são “provocadas” em alguns casos num nível inconsciente de percepção e aqui vamos chamar de energia do meio. De forma grosseira, vamos verificar dois meios e sua influência nas percepções dos participantes. Um velório e um estádio de futebol. No velório, na maioria das culturas, o meio é preparado para compartilhar as emoções de solidariedade e dor. Não seria adequado usar o ambiente de um velório como um centro de convenções, pois a energia do meio provavelmente não contribuiria com os principais objetivos de uma convenção; a despeito do local ter todas as demais condições para a reunião de pessoas.  Já no campo de futebol as pessoas extravasam suas energias, vibram com erros e acertos de um time, são contagiadas pela energia do meio principalmente quando existe volume de pessoas que dêem “caldo” ao evento. Embora a energia deste meio seja diferente de um velório, usar um estádio como centro de convenções desperta muito mais as quatro emoções básicas do ser humano: raiva, amor, alegria e medo; e a única interação possível é a de massa de público – aplausos, vaias, etc. que pode não contribuir efetivamente com os principais objetivos de uma convenção quando estes exigem alguma interação e aprendizagem; ... como tudo há exceções. De qualquer forma podemos notar que a energia do ambiente influencia o comportamento humano.

Dê preferência a centros de convenções que contenham a energia necessária para a desenvoltura das potencialidades humanas principalmente as de criatividade e inteligência.

Serviços básicos do Centro de Convenções:

Muitas convenções simplesmente falham em seus objetivos por carências de serviços básicos do ambiente e ou limite de infra-estrutura, tais como: falta água... o ar condicionado não funciona... no local não tem refeição adequada... tem só um vaso sanitário para cada 100 pessoas... não dispõe de um local de convívio para um intervalo... salas sem janelas... impossibilidade de atividades extra salas... falta de flexibilidade do lay out das salas, etc.

Dê preferência a centros de convenções que possam disponibilizar a infra-estrutura e os serviços básicos dentro do contexto das atividades que serão trabalhadas com os participantes na convenção.

Serviços de Suporte do Centro de Convenções:

Problemas acontecem ou são causados? A despeito da resposta a esta pergunta, uma convenção em seus bastidores passa por inúmeros desafios, muitas vezes os participantes da convenção não percebem o quanto os organizadores estão se desdobrando em resolver problemas.  Se os organizadores ao contratarem um Centro de Convenções não disporem de serviços de suporte podem ter partes da convenção que podem não acontecer. Quem é o seu contato no centro de convenções? Esta pessoa pode fazer a diferença no suporte ao seu evento.

Dê preferência aos centros de convenções que possam disponibilizar um contato para serviços de suporte junto a organização de sua convenção. Pessoa esta com poder de decisão junto a diretoria do local.

Serviços complementares do Centro de Convenções:

O “basicão” que foi contratado pode contribuir para o êxito do seu evento. Agora, a disponibilidade de serviços complementares para situações adversas em muito pode resolver casos que envolvem desde o bem estar dos participantes até surpresas extras ao sucesso da convenção, tais como: serviços básicos de enfermaria, disponibilidade de massagistas anti-stress, existência de atividades extra-eventos concomitante e independente da convenção, disponibilidade de um heliporto, disponibilidade de leitos para pernoite, etc.

Dê preferência a centros de convenções que já contenham serviços complementares que podem ser usados ou contratados em casos adversos.

Ruído do Centro de Convenções:

Como ruído do centro de convenções, podemos considerar as interferências do meio (os ruídos dos participantes ficam a cargo dos responsáveis da convenção) que tiram o foco dos sentidos humanos das atividades da convenção. Podemos considerar os ruídos como sendo auditivos, visuais, olfativos, cinestésicos e sinestésicos.

Se o ambiente não puder proporcionar o controle mínimo do isolamento do ruído do meio para os participantes, a despeito do que aconteça lá fora, isto pode ser uma interferência desastrosa para uma convenção! 

Há centro de convenções onde os ambientes possuem proximidade tal que o ruído de uma convenção interfere na outra! Há centro de convenções em centros urbanos onde o ruído do tráfego de carros, metrôs e aeronaves interferem na convenção!

Há centros de convenções que ficam próximos a churrascarias ou restaurantes que geram aquele fabuloso aroma e conduz a mente do participante apenas para a hora da refeição. Este ruído olfativo gera imagens mentais que provavelmente não são de interesses dos organizadores, com exceção as convenções gastronômicas!

Há centros de convenções que podem estar em períodos de obras, ou próximos a obras, e que a despeito do bom isolamento acústico, as vibrações interferem no ambiente. Situações similares ocorrem quando o centro de convenções também está próximo a tráfego rodoviário, de metrô ou de aeronaves. Os ruídos cinestésicos (com c – ligados ao sentido de tato) podem afetar parte dos participantes que possuem este canal como principal relação de percepção com o meio.

Há centros de convenções que não conseguem o isolamento visual com o meio, isto pode ser falha de infra-estrutura, falha de suporte de serviços complementares, até o meio de fato ter este limite. Notamos estas interferências quando o ambiente tem janelas muito amplas e no lado de fora é passagem de pessoas e a despeito de cortinas, as sombras passam pelas janelas. Ou as portas de acesso aos salões ficam na frente e não nos fundos e a cada movimento de entra e sai é percebido por todos, ou a cada movimento da equipe de organizadores ou suporte também é percebida por todos. 

Pior é quando o centro de convenções proporciona ruídos sinestésicos (com s – sentidos humanos associados), ou seja, uma somatória de interferências que afetam dois ou mais dos sentidos humanos. Se o local que você escolheu possui este tipo de interferência, VINAGRE!

Dê preferência a centros de convenções que já possibilitem o controle dos ruídos aos níveis desejáveis para o tipo de convenção que deseja realizar.

Conforto das instalações do Centro de Convenções:

Cadeiras “mancas”, ar condicionado que não condiciona, sanitários com higiene duvidosa, goteira nos participantes, etc. Perceba que ninguém está falando de cadeiras de couro presidenciais, em muitos casos o que estraga uma convenção são coisas elementares. Não dá para uma senhora participar de convenção se estiver apertada para ir ao banheiro, mas não teve coragem de usá-lo! Aonde vai estar a cabeça, ou outras partes, desta participante? 

Como é que irá conseguir prestar atenção em alguma coisa? Como ela pode se dedicar a alguma atividade?

Dê preferência a centros de convenções que viabilizem o conforto mínimo para seus usuários dentro e fora do ambiente da convenção. 

Lazer e Turismo no Centro de Convenções:

Torna-se muito atrativo para uma convenção quando podemos proporcionar lazer e turismo aos participantes como um incentivo extra para o compromisso de presença e participação. Alguns Centros de Convenções estão instalados dentro de hotéis e estes ofertam muitas atividades de aventura e diversão.

É crescente a combinação de convenções com atividades de lazer e turismo. Sejam estas convenções com caráter de negócios ou científicos, corporativos ou de grupos organizados.

Já que podemos usar um ambiente diferenciado para o trabalho, por qual motivo não aproveitar o momento também para complementar com atividades para descontração? Muitas vezes, isto torna-se imperioso para o aproveitamento da convenção, a partir do momento que equilibrar momentos as vezes tensos com momentos de tranqüilidade, visto o sensível aumento de produtividade e aproveitamento proporcionado.

Dê preferência a centros de convenções que disponibilizam opções de lazer e turismo aos participantes de sua convenção. 

Diferenciais de êxito de um Centro de Convenções:

O que um determinado centro de convenções tem que não pode ser encontrado em nenhum outro?  Alguns centros de convenções podem ter um ou outro ponto muito bom, mas os diferenciais começam pelo básico! Se os principais pontos de interesse para a realização de sua convenção são atendidos por alguns centros de convenções, EXCELENTE! Somado a isto, se entre estes centros de convenções pré-qualificados por você, possuem ou dispõe de serviços extras, possuem preços competitivos, possuem atrativos extras que podem ser usados ou contratados conforme o andamento da convenção, etc. então o maior diferencial que você pode identificar estará nas pessoas com as quais você contratará o centro de convenções! Mais do que a boa vontade, mais do que a expertise, mais do que as principais exigências satisfeitas, você pode identificar pessoas que VERDADEIRAMENTE irão trabalhar com você para o PLENO ÊXITO de sua convenção. 

Ao contatar, visitar e entrevistar fornecedores de centros de convenções você tem como perceber se estão interessados apenas no dinheiro que será colocado no caixa da empresa ou na assessoria plena da realização de sua convenção. Este serviço tem um VALOR que muitas vezes não são mensurados nas propostas técnicas e comerciais, mas que por vezes garantem a EFICÁCIA dos objetivos da convenção.

Dê preferência a centros de convenções que tenham profissionais interessados no sucesso dos objetivos de sua convenção, por vezes eles ajudarão no melhor formato assessorando suas escolhas e decisões em como realizar a convenção.

 

TUDO RESOLVIDO PARA SUA CONVENÇÃO?

Claro que não, estamos apenas começando, neste artigo estamos tratando do local para sua convenção. Certamente o comitê de organização da convenção terá muito trabalho pela frente. O Centro de Convenções tem que ser um aliado dos organizadores e não um desafio a ser superado!

Para contratar um centro de convenções, o briefing dá norte aos organizadores que precisam elaborar um minucioso “chek list” de tudo que irá precisar do local e dos gestores do local.

Qual é o ambiente excelente aos participantes de uma Convenção?

Ao “brifar” uma convenção, este levanta as necessidades e com isto pode-se determinar os quesitos do local adequado. Com os quesitos de exigência, como parâmetros de averiguação das opções de Centro de Convenções, podemos iniciar nossas buscas ao mercado. No entanto, há um ambiente que tem sido consenso de opção para a realização de convenções, estamos falando do ambiente de um HOTEL FAZENDA.

Por qual motivo um Hotel Fazenda pode ser uma opção de Centro de Convenções?

Somado a tudo o que foi comentado aqui, um Hotel Fazenda quando disponibiliza estrutura para convenções atende com excelência aos principais quesitos de ambiente para a realização de uma convenção e também os secundários como serviços complementares além de lazer e turismo.

Mas o principal ponto de vantagem de um Hotel Fazenda que contribui diretamente para o êxito de uma convenção é a ENERGIA DO MEIO! O poder de influência da natureza aliado ao ambiente rural do interior dão suporte ao afloramento das potencialidades humanas proporcionando desenvoltura superior para quem conduz a convenção como também para quem está nos bastidores mantendo a organização e naturalmente também para os participantes. 

Hotel fazenda é um lugar de natureza exuberante onde desfruta-se de um convívio mais íntimo com o que é da terra e aproveitando-se toda a geografia para desenvolver atividades adequadas que o meio ambiente possibilita como: arvorismo, rafting, paint ball, balonismo, passeio de charrete, pesque e pague, passeio de jardineira, passeio de trem, e muito mais que estarão disponíveis aos participantes da convenção como atividades extras ou como incentivos e prêmios ou como treinamento outdoor.

Sua empresa já realizou uma convenção num Hotel Fazenda?

Quando foi a última vez que sua empresa realizou uma convenção no interior do estado de São Paulo?  

Um ponto a se considerar para o êxito de uma convenção é o marketing. Quando você dispõe de um Centro de Convenções dentro de um Hotel Fazenda multiplicam-se os recursos de persuasão de marketing junto aos possíveis participantes. 

Outro ponto de avaliação do local de uma convenção são as possibilidades de atividades e dinâmicas que poderão enriquecer a Convenção sendo esta num Centro de Convenções dentro de um Hotel Fazenda.

Vivencie uma convenção num hotel fazenda que seja patrimônio histórico e com alimentação típica da área rural e a hospitalidade do interior!

Um local com estacionamento amplo para carros e ônibus de qualquer tamanho, com heliporto, com a necessária segurança, com a infra-estrutura adequada de hotelaria, lazer e turismo e os serviços básicos e complementares exigidos para o êxito de uma convenção.

Contrate para a sua próxima convenção o Centro de Convenções de um Hotel Fazenda! Dê este prêmio a todos os seus participantes!

 Equipe do Hotel Fazenda Solar das Andorinhas - 15/03/2010 

ATENÇÃO

Para divulgar este artigo, mencione a autoria da seguinte forma:
Equipe do Hotel Fazenda Solar das Andorinhas

http://www.hotelfazendasolardasandorinhas.com/artigos_convencoes_e_eventos.asp

Centro de Convenções e Eventos

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